Dropbox es un servicio que nos
permite almacenar archivos en la "nube" y acceder a ellos en cualquier
lugar en el que tengamos una conexión a internet.
El soporte en el que
hemos ido guardando nuestros archivos ha cambiado mucho en los últimos
años, primero fueron discos flexibles, de 3'5, Cdrom, DVD, pendrive, y
ahora servicios, empresas que guardan nuestros archivos a traves de
internet en sus hosting o servidores. Cada manera de guardar nuestros
datos ha tenido sus ventajas e inconvenientes, voy a explicar los que yo
encuentro a Dropbox.
Desde hace tiempo es uno de los servicios que mas uso personalmente por diferentes motivos:
- es gratuito, te da una capacidad de 2 gigas, que si prescindimos de muchos videos es mas que suficiente.
- es muy rápido, llevas el archivo que quieres a la carpeta que corresponde en tu ordenador y ya está.
- no presenta problemas para luego ver el archivo desde cualquier ordenador con conexión a internet.
- permite usarlo en móviles y tablets.
- permite modificar cualquier documento porque siempre trabajas en el mismo, como si solo trabajases en tu ordenador, aunque lo hagas en varios
- es muy sencillo trabajar varias personas en el mismo documento
- podemos dejar documentos de acceso libre para alumnos y compañeros.
- podemos trabajar desde diferentes sitios y ordenadores en los que hayamos instalado dropbox, en casa, en el departamento, etc.
Vamos a ver como funciona.
Lo
primero como en la casi totalidad de servicios y herramientas que
podemos utilizar debemos crearnos una cuenta e instalar en el ordenador
el programa dropbox.
Antes de instalarlo debemos tener en cuenta algo
muy importante, el programa va a a estar siempre activo, para
sincronizar los cambios y guardar lo que queramos, e identifica a un
usuario con la cuenta creada. Asi si vamos a trabajar en un ordenador
compartido, por ejemplo en el departamento, primero debemos crear
usuarios de windows e instalar dropbox en nuestro usuario, esto evita
que otra persona acceda a nuestros documentos y lo más importante,
permite que varios usarios instalen dropbox y tengan acceso cada uno con
sus cuentas.
Creado el usuario de windows e instalado
dropbox, nos crea un acceso a una carpeta en windows, dentro de ella
podemos crear carpetas como queramos para guardar alli la información,
por ejemplo creo una que se llama apuntes, luego hago un documento en
word con los apuntes para los alumos y lo guardo o copio en esta
carpeta.
Hasta aquí lo que haríamos para guardar el documento en el
pendrive, pero lo interesante de Dropbox es que automáticamente en todos
los ordenadores en los que hayamos instalado dropbox con nuestra
cuenta, en casa, en el portátil, instituto, etc, tendremos ese documento
como lo hayamos guardado la última vez. Cuando cambiemos de ordenador,
vamos a casa por ejemplo, y estará la carpeta apuntes y el archivo, lo
abrimos, completamos y al guardarlo, lo hará en todos los sitios otra
vez.
Una gran ventaja es la posibilidad de trabajar en un
portátil y en un lugar donde no tengamos internet. Abrimos el documento y
trabajamos en él, tener en cuenta que siempre estamos trabajando en
local, en nuestro ordenador, lo guardamos con los cambios y en el primer
momento que tengamos conexión a internet, automáticamente se
actualizará el documento en los demás ordenadores.
Para subir
fotos, audios o videos, solo tenemos que arrastrar el archivo a la
carpeta que queramos y desde cualquier lugar podremos acceder a ellos,
incluso desde un telefono o tablet, para mostralos a alguien.
Otra
opción muy interesante es crear una carpeta compartida, invitando por
email a otros a trabajar en los documentos que haya en ella, la memoria
del curso, etc.
También existe una carpeta pública, asi los
apuntes una vez acabados, los pasamos a esa carpeta y dando la dirección
del documento a nuestos alumnos, accederán al documento.
En definitiva Dropbox es algo mas que un sitio donde almacenar documentos, es como una memoria virtual sobre la que trabajar.
A
mi me parece muy interesante para documentos tipo word, excel, en los
que queremos mantener un formato, trabajar en diferentes lugares y
siempre tendremos la última versión correcta.
El gran
inconveniente, 2 gigas es algo escaso, aunque a mí de momento me sobra
espacio, hay documentos que ya no uso y los elimino de
dropbox.
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